Cómo optimizar los procesos internos de una PyME

Optimizar procesos lo es todo, te permite reducir costos, incrementar márgenes de ganancia y mantener estándares de calidad. Lo antes mencionado, representa todo un reto para pequeñas, micro o, incluso medianas empresas, sobre todo en un inicio y aún más cuando no se cuenta con la experiencia.  

Parecería lógico el cómo organizar tu negocio y comunicarte con tu equipo, pero hay estudios, técnicas y herramientas que te ayudarán a hacerlo más ágil y eficiente; te contamos de algunas que podrán auxiliarte  si tienes equipos pequeños o medianos. 

Plantea objetivos adecuadamente

Plantear claramente tus objetivos a corto, mediano y largo plazo es indispensable. ¿Cómo crear procesos sin saber bien el curso que tiene tu empresa? Una forma clara y relativamente sencilla de hacerlo es con la metodología SMART, que dicta cómo deben ser esos objetivos. 

• Specific: Específicos
• Measurable: Medibles
• Attainable: Alcanzables
• Relevant: Relevantes
• Timely: Realizables en un plazo determinado

Utiliza herramientas de solución de problemas y estatus de procesos

La rapidez y efectividad de tus procesos es de suma importancia. Producir más, en un menor tiempo, dará como resultado un mejor rendimiento del dinero invertido. Esto, claro está, debe ir de la mano con una excelente calidad en los resultados. Para lograrlo te recomendamos dos herramientas: 

1. Diagrama Ishikawa: Un diagrama de causa-efecto que te ayudará a resolver problemas complicados. También se le conoce como diagrama de pez y nos brinda una mayor visibilidad de los problemas. 
2. Diagrama Kanban: Muchos ya están familiarizados con este, es un diagrama que nos auxilia para ver el avance de los procesos de tu empresa con tres columnas principales, una con las tareas por hacer, otra con las tareas que ya se están haciendo y con las terminadas. En realidad puedes agregar muchas más columnas, según cada situación, solo mantenlo simple. 

Son herramientas muy sencillas que te ayudarán en gran medida para la comunicación y organización de tu empresa, te servirá para dar retroalimentación y planear mejor tus actividades.  

Ten en cuenta la mejora continua

El Método Kaizen se resume en un sistema de perfeccionamiento continuo en el que las pequeñas, pero constantes mejoras, acumulan tras de sí grandes beneficios a largo plazo. Este método nació en Estados Unidos, pero fue explotado y mejorado en Japón, tras la Segunda Guerra Mundial. Consiste en 4 pasos: 

• Planea: establece tu meta y desarrolla una solución o mejora. 
• Haz: comienza a realizar los cambios. 
• Comprueba: revisa cómo funcionó la solución propuesta. 
• Actúa: mantén el cambio y continúa con tu siguiente meta. 

También se pueden encontrar otras versiones de este método como el Ciclo PCDA o Círculo de Deming.

Los 5 porqués que te llevarán al problema de raíz 

Un proceso ineficiente es un problema a resolver. Pero a veces resolver problemas se vuelve ya en sí mismo una tarea complicada y hasta imposible. Un método profundamente eficaz para llegar a la raíz del problema y resolverlo más fácil es realizar los “5 por qué’s”. Realizarlo es muy sencillo, te planteas un problema: 

• ¿Por qué van las ventas mal? Porque no hay suscriptores 
• ¿Por qué no hay suscriptores? Porque los precios son elevados 
• ¿Por qué son elevados? ….

 

Y así hasta completar las 5 preguntas. Si entre tus problemas se encuentra la falta de competitividad o los precios elevados de producción, te podría beneficiar asociarte en una empresa integradora como Administra tu Negocio, ya que crea economías de escala para sus asociados, derivadas de una mayor capacidad de negociación para comprar, producir y vender.

Sin duda volver tus procesos eficientes es toda una ciencia, profesiones como la Ingeniería Industrial se encargan de pulir los procesos para que tu empresa haga mucho con poco.

Esperamos que estos tips te ayuden a mejorar los procesos, ya sean de tu pequeña o mediana empresa.